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6 lois du temps pour gérer son quotidien efficacement et en douceur !

Par Dorothee Fatehi 9 mars 2018
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Connaissez-vous ces lois sur le temps et sa gestion ?

Et savez-vous les appliquer à votre quotidien de femme, de mère, de working-girl, de bénévole, de consommatrice de Netflix, (soyons honnête) d’artiste, de contemplatrice ? Bref avec ce quotidien de femme active et créative que vous êtes, ce quotidien de femme qui jongle avec les multiples taches et loisirs qu’offre la vie ?

Voyons ensemble comment gérer son temps pour ne pas se faire dominer PAR lui, mais travailler AVEC lui, à partir d’un outil fréquemment utilisé dans le management.

Il parait qu’une femme sait faire plusieurs choses à la fois. Un cliché qui pour une fois semble valorisant. Quoi qu’en y regardant de plus près, il nous replace dans l’éternel rôle de la mère organisatrice organisée et porteuse de la charge mentale dans sa totalité.

Car à bien y réfléchir, il ne s’agit pas là d’une qualité biologique mais d’habitudes de vie qui au fil des siècles façonnent l’être humain. Pourquoi la femme serait prédisposée à gérer plusieurs tâches et non l’homme ? Les hommes d’affaires nous montrent d’ailleurs bien souvent leurs talents à gérer plusieurs domaines et avec brio.

Ainsi avec une bonne organisation tout le monde peut gérer plusieurs fronts, indépendamment de son sexe, de son âge, de sa culture. Tout s’apprend, à condition de le vouloir.

Laissons ce débat pour cet instant et concentrons-nous sur notre sujet.

À savoir : JE-VEUX-MORGANISER-SINON-JE-VAIS-ME-NOYER.  Je ne veux plus subir le temps qui semble m’échapper tel du sable fin, sur la plage où je ne suis pas.

J’ai eu la chance d’avoir une maman ultra-organisée, ce qui m’a permis de l’être à peu près naturellement. La grande différence résidant dans ma tendance à aimer flâner. Et oui, je suis un peu bohème, un peu poète, souvent perdue dans mes pensées, tandis que maman, non. Vraiment on ne peut pas dire qu’il s’agisse là de sa nature, je l’ai toujours connu active et organisée point.

Puis récemment en fouillant dans les manuels de management et de leadership, je me suis rendue compte qu’il y avait certains principes que j’appliquais intuitivement à mon quotidien. Et d’autres, non. Pourtant remplis de bons sens. Se les approprier pour des activités moins entrepreneuriales rend vraiment la vie plus simple. De toutes les façons si vous êtes une personne active, vous savez bien que gérer une famille et la maison, une activité salariée/bénévole/associative, + prendre du temps pour ses amis  = chef d’entreprise.

À vouloir faire toujours plus sans intégrer la donnée de temps, on fait moins bien et sous pression.

Comprendre le temps permet de le gérer et finalement d’en gagner car c’est là tout le but recherché, je ne prône pas l’hyperactivité comme seul moyen d’épanouissement personnel, loin de là. Je suis plutôt adepte de la « Slow-life », mais en vérité ce concept ne s’impose pas de lui-même, il faut le faire rentrer, coexister, dans le train de vie effréné que l’on tente de nous imposer ! Gérer son temps est donc aussi un acte de résistance. Garder du temps pour du rien, du calme, est un vrai défi salvateur dans un monde qui ne veux qu’accélérer et aller vite !

Prendre conscience des mécanismes du temps pour ne pas se faire piéger.

Regardez alors avec moi quelques exemples concrets. Certains points s’appliqueront à votre vie privée, d’autres ; professionnelle ou bien encore familiale. Enfin il y en a qui seront de simples connaissances supplémentaires. À vous de composer le menu dont vous avez besoin pour gérer votre temps et votre quotidien. À vous de les adapter au gré de vos humeurs et de vos challenges du moment.

  1. Loi de Murphy: gardez du temps pour l’imprévu.

Edward Murphy, ingénieur américain en aérospatiale, a effectué de nombreuses expériences sur les effets de la décélération sur un humain lors d’un crash. Lors d’une de ces expériences, le hasard a voulu que tous les capteurs aient été montés à l’envers. D’où le constat : « Une tâche prendra toujours plus de temps qu’on ne l’imagine. Et ce qui peut mal tourner tournera mal ».

Certes, cette constatation est plutôt fataliste. Mais il faut bien l’admettre, nous n’aurons jamais le contrôle sur les imprévus. Et nous ne pouvons pas …les prévoir. À moins que… Et si nous étions malignes en leur laissant volontairement du temps! Ainsi ils ne nous le prendraient pas de force.

Et si finalement nous avons plus de chance que ce que semble nous laisser entrevoir ce constat sans concession et que rien ne vient entraver notre projet, nous aurons dans tout les cas gagné du temps pour le point numéro 5, à savoir la pause. Tout est bon à prendre !

Une mise en pratique version entreprise ?

N’enchainez pas les rendez-vous dans votre agenda, prévoyez un battement entre chaque. Pour les tâches à accomplir, prévoyez du temps supplémentaire, surtout si vous ne maîtrisez pas encore le travail à réaliser. Intégrez l’idée que nous sous-estimons souvent le temps dont nous avons besoin, et que nous ne pouvons prévoir l’imprévisible. Lorsque vous faites votre « To-Do list », tenez donc compte de cela, soyez réaliste et ne cédez pas au caprices de la productivité extrême. Cela n’aurait pour conséquence qu’une augmentation du stress et un sentiment d’échec car personne ne peut en faire autant en une journée, 5 jours par semaine, 12 mois dans l’année.

Et version femme active et maman ? Si vous ne souhaitez pas vous écrouler dès 20h30 et ne plus avoir aucune vie sociale, cessez de vous prendre pour Bree Van De Kamp.  Qu’est-ce que ces journées « boulot, courses, ménage, comptes, repassage, dossiers à boucler pendant la pause » et j’en passe !? Évidemment au moindre imprévu, à la moindre tâche qui s’ajoute, il faudrait avaler une boite de vitamine pour tenir le coup physiquement. Pour le moral, j’ai vu trop de mamans tentées par des « vitamines » d’un autre genre… Laissez donc du temps au temps. Bon pour le dentiste, ne faîtes pas comme moi, j’espace trop. Mais voyons, le monde ne s’arrête pas demain et si c’était le cas, ce serai vraiment tout cela vos dernières préoccupations? Assumez vos responsabilités mais ne croulez pas inutilement sous leur poids. Refusez la surcharge et ne vous noyez plus sous les imprévus car en réalité l’improviste à de bien meilleurs facettes à vous révéler.

  1. Loi de Carlson: limitez les interruptions.

Sune Carlson a dans les années 50 observé l’activité de managers pour constater qu’ils étaient interrompus toutes les 20 minutes en moyenne. Il a aussi remarqué qu’il faut au moins 3 minutes de concentration avant de pouvoir reprendre et continuer une tâche.

Mise en pratique au bureau : désactivez tous les signaux sonores et visuels, mettez votre téléphone sur répondeur ou instaurez une plage horaire pendant laquelle vous fermez la porte de votre bureau. (Ha les open-space…) Prévenez vos collègues d’un besoin de concentration, ça leur évitera de croire que vous faites (encore) la tête.

Mise en pratique chez vous : alors là il faut être créative, sauter sur les miettes qu’une vie de famille nous laisse. Par exemple à la maison mes filles acceptent et respectent de mieux en mieux le temps calme du matin. Tant que la tasse de café est dans mes mains, il s’agit d’un moment pour elles aussi, pour s’étirer, se réveiller, ne pas faire de bruit. Le matin est mon moment favori pour lire et me concentrer sur la journée à venir. Si je suis interrompue je l’admet humblement, je ne sais que difficilement être de bonne humeur. Pas d’interruption = maman joyeuse et donc famille heureuse ! Sachez tout de même que je suis réaliste, je ne demande pas plus de 15-20 minutes de ce calme merveilleux.

  1. Loi de Pareto: focalisez-vous sur l’essentiel.

Cette loi s’inspire des théories de l’économiste italien Vilfredo Pareto qui a formulé en 1906 le constat que 80 % des richesses sont détenues par 20 % de la population. Cette loi est devenue empirique et se vérifie dans tous les domaines. Cela donne dans le monde de l’entreprise que 20% du travail effectué produit 80% des résultats.

Mise en pratique au bureau : les premières heures, à l’arrivée, sont souvent utilisées pour lire ses mails ou pour surfer sur internet. Ce qui est dommage car nous sommes alors (a priori) remplis d’énergie, et la plupart des informations contenues dans votre boite mail seront futiles, je vous l’assure. Faites ceci plus tard dans la journée et commencez directement avec ces 20% qui produisent 80% de résultats. Allez à l’essentiel, droit au but de votre journée, car il doit y en avoir un. Ensuite il restera du temps pour les détails.

À la maison, à vous de définir vos valeurs essentielles, vos 20%. La famille, les amis, le relationnel passent avant le fonctionnel non ? Concentrez-vous sur la bulle de bien-être que vous pouvez offrir, et le reste suivra de façon beaucoup plus fluide. Tout le monde y mettra du sien si vous prenez soin de vos relations.

Dans les deux cas déléguez les tâches qui peuvent être réalisées par quelqu’un d’autre. Votre mari, votre collègue, un ami, les enfants lorsque les tâches les concernent ! Je n’ai plus vraiment de problème à me décharger. Ce serai même plutôt l’inverse, car lorsqu’on a goûté aux joies de la délégation organisée on ne voit pas pourquoi on devrait à nouveau tout faire soi-même. Logique.

Toutefois, je n’ai pas conseillé d’être tyrannique, je fais ma part, évidemment, et sans ménagement lorsque c’est nécessaire !

  1. Loi de Parkinson: fixez-vous des délais.

Cyril Northcote Parkinson a longuement étudié l’administration britannique. Il en a déduit en 1958 qu’un travail tend à se « dilater » pour occuper tout le temps disponible. Cela veut dire que même si l’on dispose d’un délai important pour accomplir une tâche, on consomme la totalité du temps imparti. Cela veut dire aussi que sans délai, la tâche à tendance à s’éterniser…

Mise en pratique : fixez-vous des délais et faites qu’ils soient réalistes. Mais ne négligez surtout pas de le faire. Rappelez-vous toujours qu’il y a une forme de stress positif et productif !

Ce point me sert surtout dans le domaine créatif/ associatif mais au travail je dois reconnaître qu’il m’a permis de me distinguer devant mes chefs. En effet je suis de la plus petite catégorie possible de fonctionnaire, cependant mon organisation autonome et réaliste dans les délais m’ont permis de gagner la confiance de mes supérieurs. Si on me demande quelque chose et que je m’y engage, ce sera fait, car je me fixerai un délai et durant ce laps de temps, je serai concentrée afin de terminer mon activité.

Si vous ne pensez pas pouvoir le faire, dites-le c’est toujours mieux. En revanche une fois que vous avez accepté, tenez bon jusqu’au bout, en vous accrochant à une dead-line. Cette qualité est rare et précieuse.

Dans votre quotidien c’est la même chose, pour n’avoir qu’une parole, il faut intégrer et respecter la notion de temps. Pour réaliser vos idées et concrétiser vos rêves, il faut les inscrire dans le présent et dans le futur le plus clairement possible, afin qu’ils ne soient pas vaporeux et au final irréalisables.

  1. Loi d’Illich: accordez-vous des pauses.

Ivan Illich, penseur autrichien décédé en 2002, a énoncé la loi du rendement au bureau : « Au-delà d’une certaine durée, on devient moins productif, voir contre-productif ». La concentration optimale dure en moyenne 45 minutes. Aujourd’hui on parle même de 20 à 25 minutes…

Mise en pratique au travail : évitez le sandwich devant votre écran sur le temps du midi. Changez-vous les idées régulièrement en prenant l’air,  une pause-café/thé ou en papotant avec un collègue. Oui certaines choses prendront plus que 20 ou 45 minutes, néanmoins lorsque c’est possible, découpez votre travail en étapes. Cela permet de marquer des pauses et de revenir plus alerte.

À la maison soyez futées, placez le temps d’arrêt au bon moment. Je planifie même mes moments de relâchement et oui, c’est aussi cela s’organiser…  Mais sérieusement ; s’accorder une pause à 23h00 équivaux à … s’endormir toute habillée devant la télé. Ne pas tenir compte de l’agenda des membres de la famille ; se retrouver à faire devoirs, douches, coiffure des enfants. Bref ! Tout sauf une pause.

Planifiez les moments où vous pourrez ne rien faire pour de vrai.

  1. Loi de Laborit: faites le plus difficile en premier.

Le biologiste Henri Laborit a consacré sa vie à l’étude du comportement humain. Il montré que l’homme est doté d’un programme biologique de survie qui lui fait fuir le stress et chercher en priorité le plaisir. C’est « la loi du moindre effort ». Le danger est de repousser sans cesse les tâches ennuyeuses et de les expédier en dernière minute.

Mise en pratique : commencez votre journée par une tâche difficile pour vous. Accordez-vous une récompense (une pause, une activité plus plaisante, « à manger » …) une fois la tâche terminée. Regardez combien les lois du temps s’accordent en toute logique entre elles en rapprochant celle-ci de la loi de Pareto (20/80%). Au boulot je regarde ma TODO, et je l’avoue je déteste certaines tâches, donc si je ne peux pas les déléguer (oui oui soyez futées, essayez) je les accomplie en premières. En plus ça m’assure de bien le faire car je ne suis pas encore fatiguée de ma journée.

Donc faites le plus dur en premier, et faites le bien ! Même si je donne des petites astuces qui laisse à penser que je ne m’encombre pas de ce que je n’aime pas, en vérité lorsque je fais quelque chose, je m’applique toujours car mon crédo est et restera : « donne le meilleur de toi ».

Bien sûr il y a des jours sans.

Alors ces jours-ci, il faut faire au mieux, avec ce que l’on a… En fait ne soyez jamais ni trop dur, ni trop laxiste, quoi que vous entrepreniez. Un bon équilibre et une bonne gestion du temps sont la base de toute réussite.

À la maison : là encore ce sera pareil, il y a des choses vraiment peu amusantes à faire. Si vous commencez par le plaisir ; la série, la sortie, vous ne les ferez jamais. Je le sais. Je le vis aussi ! Un effort, un vrai gros effort, et ensuite, la récompense ! Cet ordre est le plus logique.

Nous avons toutes certaines facilités et difficultés naturelles,  je vous conseille de bien vous connaître, d’identifier vos points faibles et vos points forts, et lors de la planification de la semaine, ou d’un projet, d’en tenir compte. Valorisez vos capacités,  méfiez-vous de vos points faibles et renforcez- les simplement.

Le résumé de tout cela en quelques mots ?

  • Ne cherchez pas à trop remplir vos journées, vous aurez un sentiment d’échec car certaines tâches que vous pensiez vite réglées, s’éterniseront. Il y a l’imprévu, et puis il y a le fait que vous êtes entourées d’autres humains, il faut vraiment en tenir compte.
  • Lors d’une activité qui demande concentration minimisez les risques de détournements d’attention, choisissez précieusement votre moment, ou vous finirez par crier et franchement personne n’aime cela.
  • Focalisez-vous sur l’essentiel. Déterminez vos valeurs. Le calme à la maison et la bonne entente, ou le programme télé. Courir, cumuler, accumuler ou apprécier, profiter, savourer. Être ou faire?
  • Quoi que vous projetiez, fixez-vous un délai. Au risque d’empiler les idées à côté de la montagne de linge. (Je m’étais pourtant promis toute interdiction sur les métaphores ménagères… Comme la vie est surprenante.)
  • Accordez-vous des pauses. Trouvez votre « truc », une ballade à pied, du thé, seule ou entre amies ou les deux. Quoi qu’il en soit détendez-vous. Forcer finit toujours par blesser. Vous ou autrui.
  • Faites les plus difficile en premier. Au boulot ou à la maison débarrassez-vous du plus « chiant ». Non, pas de la personne la plus désagréable de votre entourage, voyons. De la tâche j’entends. (Ceci ne désigne pas non plus votre pénible collègue.)

Une meilleure compréhension du temps implique une meilleure gestion. Accorder du temps à la manière donc vous « remplissez » votre temps, permet finalement d’en gagner.

Quoi qu’il en soit les règles, lorsqu’il ne s’agit que d’autodiscipline, sont faites pour être enjambées aussi. J’ai beaucoup de plaisir à laisser une « chose à faire » de côté, lorsque je sais que je ne le regretterai pas amèrement. Ne soyez pas non plus prisonnière d’une liste !

En conclusion mes chères mamans actives et créatives, vous ; femmes non résignés et débordantes d’envies et de rêves, soyez courageuses, soyez organisées, soyez passionnées et soyez et restez libre. Vous verrez qu’il y a ensuite plus d’espace pour s’amuser et que l’on profite mieux de la vie lorsque l’on ne la subit pas.

Et si je devais vous laisser un seul conseil concret? Faites votre planning sur le mois, la semaine mais aussi le jour, ayez tout en tête puis soyez souples et laissez-vous surprendre. N’aillez pas peur de vous laisser porter, car au final si vous savez où vous allez, et que votre mental est préparé, votre instinct saura vous y conduire.

 

Dorothée.

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